Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» номенклатура справ - обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

При складанні номенклатури справ необхідно враховувати вимоги, що містяться в Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях № 1000/5 та Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів № 578/5.

Розрізняють такі види номенклатур справ:

— типова;

— примірна;

— номенклатура справ установи (зведена номенклатура);

— номенклатура справ структурного підрозділу.

Розглянемо коротко кожен вид:

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, однаковою за структурою, з єдиною системою індексації кожної справи і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові і примірні номенклатури справ розробляють органи вищого рівня для підвідомчих установ з метою уніфікації складу справ і строків їх зберігання.

Незалежно від наявності типової або примірної номенклатури справ кожна юридична особа повинна мати власну номенклатуру справ. 

Зведена номенклатура справ установи складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів. Також з метою більш повного охоплення документообігу вивчається та аналізується діяльність установи в цілому. Для цього використовують наступні документи: статут, положення, протоколи, рішення, накази, штатні розписи, тощо. 

Отже, номенклатура справ є обов’язковою складовою діловодства в установах, а також є основою для складання описів справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років включно) зберігання, а також виділення до знищення документів та справ, строк зберігання яких минув.