Знищенню підлягають бухгалтерські та інші документи тимчасового (до 10 р.) зберігання, що не належать до Національного архівного фонду (далі – НАФ) , строк зберігання яких минув, відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджених наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text). Слід відмітити, що знищення неперевірених фінансових і бухгалтерських документів не допускається (Перелік № 578/5, лист Державної архівної служби від 03.07.13 р. № 01.2/2629).

Зверніть увагу, що до акту можна включати лише ті справи, строк зберігання яких минув 1 січня поточного року. Так, справа зі строком зберігання 3 роки, закінчена в липні 2016 року, може бути включена до акту не раніше 1 січня 2020 року. 

Паралельно на підприємстві проводиться відбір, систематизація та описування документів тривалого (постійного за наявності) зберігання та з кадрових питань (особового складу). Такі документи підшиваються у тверду палітурку, аркуші нумеруються (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text).

Оформлені належним чином акти про вилучення до знищення документів подають на розгляд експертній комісії підприємства. Схвалені експертною комісією акти разом із описами справ передають на розгляд експертно-перевірій комісії державної архівної установи (далі – ЕПК), або експертній комісії архівного відділу міської ради чи районної адміністрації (дал ЕК). 

Після погодження (схвалення) описів та актів ЕПК (ЕК), документи затверджуються керівником підприємства (організації). 

Для знищення справи передаються організаціям, які займаються переробкою вторинної сировини. При цьому складають накладні, де вказують вагу макулатури, яка передається на переробку (у подальшому номер накладної, дата здавання на переробку та вага макулатури наводяться в акті на знищення). Якщо обсяги є незначними – до 20 кг (див. лист Держкомархівів від 20.04.10 р. № 795/072), цю документацію, що підлягає знищенню, можна спалити, про що слід зазначити в акті на знищення. Додаток 15 до Правил № 1000.