Списання та знищення документів

Організуємо знищення документів, відповідно до чинного законодавства

Знищенню підлягають бухгалтерські та інші документи тимчасового (до 10 р.) зберігання, що не належать до Національного архівного фонду (далі – НАФ) , строк зберігання яких минув, відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджених наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text). 

Слід відмітити, що знищення неперевірених фінансових і бухгалтерських документів не допускається (Перелік № 578/5, лист Державної архівної служби від 03.07.13 р. № 01.2/2629).

 

Списання документів | Акт знищення документів

Ви хочете зберегти всю потрібну документацію, але у Вас банально не вистачає місця в офісі? Ви не знаєте, як правильно оформити документи для здачі в архів? Ви хочете привести в належний вигляд все скупчення паперів? Ви вважаєте, що треба йти в ногу з часом і скористатися послугами приватного архіву? Або ви не можете вирішити, як краще знищити вже неактуальну інформацію? Тоді приватний архів - це оптимальний вихід для Вас!

Списання документів: акт знищення документів

В даний час приватний архів пропонує певний спектр послуг, що включає в себе не тільки зберігання документів, а й повну їх обробку - від систематизації до знищення. Це означає, що Вам більше не треба ламати голову і продумувати кожен крок. За Вас все зроблять професіонали.

При зверненні в приватний архів Ви можете розраховувати на те, що отримаєте висококваліфіковану допомогу у питанні архівування документів:

  • консультація зі створення архіву Вашої організації,
  • зшивання документів і палітурні роботи,
  • архівна обробка документів (наприклад, складання описів, номенклатури справ);
  • створення та ведення архіву Вашої організації;
  • сканування документації;
  • знищення документів відповідно до норм.

При зверненні в приватний архів, Ви можете бути впевнені в тому, що знищення документів буде проведено якісно і в строк. До того ж, при роботі з документами ми враховуємо не тільки стандартний підхід до того чи іншого питання, але і Ваші особисті побажання. Адже дотримання повної конфіденційності є невід'ємною частиною надання будь-якої послуги.

Наш архів допомагає не лише вирішити певні проблеми з документацією, а й уникнути подальших проблем. Будь-яка послуга “Трудового архіву” проводиться згідно нормативних документів.

Експертиза цінності документів

Відбір документів на зберігання або знищення документів є результатом проведення експертизи цінності документів. Експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів, починається в поточному діловодстві і закінчується в архіві організації.

Першим етапом експертиза цінності документів можна вважати складання номенклатури справ, визначаються терміни збереження створюваних документів.

Другий раз експертиза цінності документів вже самих документів проводиться, коли документи вийшли з оперативної роботи, при підготовці документів до тривалого зберігання або здачі в архів організації.

Третій раз знову уточнюється цінність документів при передачі їх на постійне зберігання і знищення документів з простроченим терміном зберігання. Експертиза наукової і практичної цінності документів повинна проводиться систематично. Конкретні терміни зберігання документів встановлюються за допомогою спеціально розроблених і затверджених архівними установами переліків документальних матеріалів із зазначенням термінів зберігання різних категорій документів. Архівними установами розроблені типові переліки. Вони встановлюють терміни зберігання документації, типової для більшості установ, організацій, підприємств і відбивають загальні функції і питання їх діяльності (керівництво, контроль, планування, облік, звітність, фінансування, організація праці, постачання і збут продукції і т. д.). 

Залежно від значимості документів терміни їх зберігання встановлюються постійні чи тимчасові.

Експертиза цінності документів: знищення документів

Якщо в справі виявлено, що разом з документами постійного зберігання в ньому значна кількість документів тимчасового зберігання, справа переформується і документи постійного зберігання відокремлюються від тимчасового. Якщо в справі містяться документи тимчасового зберігання, але різної цінності, з різними термінами зберігання, термін зберігання всієї справи встановлюються для найбільш цінної документації, тобто більший. 

Організація зобов'язана систематично описувати документи по особовому складу і документи тимчасового зберігання, забезпечувати їх збереження та облік. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового термінів зберігання, а також акт знищення документів.

Фахівці “Трудового архіву” допоможуть Вам провести експертизу цінності документів та скласти акт знищення документів відповідно до встановленого законодавства.

Термінове вивезення і знищення документів

Компанія пропонує строковий вивіз і знищення документів у присутності замовника. Папери, їхні копії, чернетки зазвичай просто викидаються в сміттєві корзини, а це для конкуруючих фірм найцінніша інформація. Трудовий Архів допоможе Вам у знищенні непотрібних документів. Знищення проводиться повністю і конфіденційно. Весь процес проходить під Вашим наглядом.

Трудовий Архів передасть замовнику всі необхідні документи:

  • акт знищення документів;
  • рахунок-фактуру;
  • акт здачі-прийому робіт;
  • рахунок і договір.

Для виконання даної роботи треба зробити заявку. Наш фахівець оцінить обсяг документів, необхідні роботи, складе попередній кошторис. Після ліквідації паперів ми складемо підтверджуючий акт знищення документів

Списання документів та знищення документів

Якщо документи в організації вже заважають, варто задуматися про наведення в них порядку. Зробити це можна лише одним способом: провести знищення документів. Але перш ніж почати знищувати непотрібні документи, задумайтеся, а чи всі можна знищити? І якщо можна, то як зробити це правильно і по закону?

Правила знищення документів

Знищення документів відбувається тільки тоді, коли вони переглянуті. Перед знищенням кожна справа має бути переглянута вручну, щоб не знищити випадково важливого документа.

Документувати кожен знищений папір. Обов'язково скласти акт знищення документів, що не підлягають зберіганню, який повинен затвердити керівник.

  1. Забезпечити конфіденційність. Щоб документи не перехопили конкуренти, процес знищення документів повинен проходити в Вашій присутності.
  2. Терміни зберігання документів. Завжди потрібно їх дотримуватися і не можна знищувати поки термін зберігання документів не закінчився.
  3. Робити це регулярно. Своєчасне звільнення архіву від непотрібних документів позбавить Вас від проблем з перевіряючими органами і штрафів за недотримання термінів зберігання. Послуги знищення документів від компанії «Трудовий Архів» дозволять Вам істотно заощадити на витратах по веденню архіву і позбавлять від додаткових податкових і фінансових збитків.

Списання документів та знищення документів

Процедура списання документів та знищення документів

Списання документів - метод оптимізації роботи архіву. 

У будь-якій компанії з плином часу накопичується неймовірна кількість документів: з бухгалтерії, первинного списку документації, з відділу кадрів і, звичайно, в архівах. Частина цих документів продовжує використовуватися в роботі, частина - просто зберігається в архівах. При цьому з роками терміни зберігання багатьох документів просто закінчуються. Їх необхідно списувати і знищувати для того, щоб з часом уникнути плутанини в паперах.

Тому списання документів - необхідний етап в роботі. Далеко не в кожній організації є штатний архіваріус, який би міг провести всю роботу по документації, підготувати акт списання документів, реалізувати роботу по їх знищенню. Вчасно списувати документів вкрай важливо! Офісна площа не займатиметься масштабними архівами, якщо вчасно «наводити порядок» в документації. 

З роками кількість документів не буде зростати, якщо дотримуватися порядку списання документів. Документи після списання в обов'язковому порядку будуть знищуватися - ви зможете уникнути ризику «витоку» інформації.

В акт списання документів з простроченим терміном, як правило, включаються документи первинної бухгалтерії. Вся бухгалтерська документація списується перед знищенням.

Списання документів - це один з найбільш простих і дієвих методів оптимізації роботи архіву, роботи компанії в цілому, зниження витрат на зберігання документів, які перестають бути важливими і потрібними.

Процедура списання документів в архіві та знищення документів компанії

Як ми працюємо? Фахівці компанії «Трудовий Архів» обов'язково перевірять документи на предмет їх цінності, виділять документацію, яка не повинна зберігатися в архіві. Як тільки ця робота буде перевірена, ми складемо спеціальний акт списання документів. Саме вони будуть відправлені на знищення.

Для процедури списання документів спочатку проводиться експертиза цінності документів. Потім відбір до знищення документів, терміни яких закінчилися. Обов’язково складається акт знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Увага! Знищуються тільки ті документи, терміни зберігання яких минули. Документи проглядаються, потім відбираються на знищення і робиться відповідний акт знищення документів з простроченим терміном зберігання. Після фізичної утилізації Вам надається акт, де буде зафіксовано тільки вага знищених документів, без вказівки які документи були знищені.

Акт знищення документів: особливості складання

Навіть у самій маленькій компанії з роками накопичується величезна кількість документації, з якою потрібно щось робити. Просто викинути звичайно не можна, тому постає питання, зберігати або знищувати. Для того, щоб правильно зберігати документи, і не турбується про їх збереження, потрібно виділяти для цього площі, купувати дороге кліматичне обладнання, купувати стелажі, правильно систематизувати і розміщувати документи на цих стелажах і ще багато проблем. Тому найкращий спосіб - це знищення документів з простроченим терміном зберігання.

Уявімо, що ви самі змогли розібратися у всіх процесах виділення документів до знищення, але постає питання що робити далі. А далі потрібно на всі ці документи, правильно створити акт про виділення документів до знищення. У ньому потрібно вказати, які документи були знищені, в якій кількості, терміни їх зберігання, і найголовніше стаття, в якій дані терміни прописані. Відразу можемо сказати, що це не кілька, і навіть не десятки статей, а тисяча з гаком, і щоб в них розібратися, потрібно мати роки практики роботи з переліками типових документів.

Звернувшись до нас Ви зможете благополучно уникнути всіх вищеописаних проблем. Наші переваги:

  • власна експедиторська служба і автотранспорт;
  • наявність співробітників для здійснення вантажно-розвантажувальних робіт;
  • власне стаціонарне обладнання у Львові для утилізації документів;
  • можливість знищення великих обсягів документів у стислі терміни;
  • всі операції проводяться при дотриманні режиму повної конфіденційності.

Акт знищення документів: особливості складання

Наша компанія надасть професійних архіваріусів, вантажників, і транспорт для цих робіт. У нашому розпорядженні є промислові шредери, на яких швидко і безпечно знищуються документи в будь-якій кількості. Так само після знищення, буде доданий акт про фізичне знищення документів.