Організація архіву

Правильне зберігання та ефективне використання інформації

Хочете організувати правильне зберігання та користуваня архівними документами, і не знаєте з чого почати? Надаємо вичерпні консультації на місці, чи телефоном з таких питань:

  1. Які вимоги законодавства до архівного приміщення, обладнання, нормативних документів, тощо.
  2. Як пристосувати ці вимоги до реальних умов. 
  3. Де придбати стелажі, коробки та ін.
  4. Які журнали, чи нормативні документи мають бути для правильного функціонування архіву на Вашому підприємстві (в установі).

Архівування документів | Організація зберігання архівних документів

Приватний архів «Трудовий Архів» допоможе в організації архівування документів. Ми гарантуємо високу якість роботи. Серед наших клієнтів - великі і малі підприємства різної структури. 

Архівування документів: організація зберігання архівних документів

Всі випадки - індивідуальні. Архів документів залежить від розміру організації і величини документообігу. Так, під архів документів можна виділити як окремий структурний підрозділ, а можна знайти для нього місце в складі секретаріату. Однак, якісна послуга архівування документів обов'язково включатиме в себе розміщення офіційних і юридично значущих паперів в окремій будівлі або приміщенні.

Архів документів: зберігання документів будь-якого виду

Організація архівування документів - складний і багатогранний процес. Так, у цього підрозділу компанії повинен бути свій керівник, відповідальна посадова особа. Якщо підприємство досить велике, в цьому підрозділі, крім керівництва, повинні працювати кілька штатних співробітників. Нерідко директор фірми становить посадові інструкції для співробітників підрозділу з метою збільшити ефективність їх роботи. У такому ж офіційному порядку потрібно встановити і регламент користування документацією сховища. Видаватися вона повинна тільки на певних умовах, за письмово оформленою вимогою, і сама видача повинна реєструватися в спеціальних книгах. Окремо варто відзначити, що термін видачі паперів у тимчасове користування не може бути більше ніж один місяць для ознайомлення працівниками цієї фірми, і не більше трьох місяців для представників інших фірм. Тільки такий професійний підхід здатний забезпечити високу збереженість паперів та конфіденційність всієї діяльності підприємства.

Ми готові організувати архів документів для Вашої компанії та надати повний спектр послуг з організації архівів. Ми співпрацюємо з підприємствами різних форм власності, до кожного клієнта знаходимо індивідуальний підхід. Пропоновані послуги включають в себе повноцінні консультації фахівців з питань організації архівів. Крім того, ми проводимо обстеження документації фірми, упорядковуємо її, допомагаємо в складанні посадових інструкцій для персоналу. Ми будемо раді стати вашим надійним партнером і вірним помічником!

Архів документів: зберігання документів будь-якого виду

Архівування документів являє собою формування справ і систематизацію документів, які утворюються під час діяльності організації. Існує перелік певних категорій документів, які підлягають зберіганню в архіві в строго встановленому порядку. Установчі, розпорядчі документи, бухгалтерська звітність, кадрова, спеціалізована та інша документація постійного і довготривалого зберігання, підлягає архівуванню. Архівування документів повинно проводитися в обов'язковому порядку згідно з чинним законодавством країни.

Документи з архіву можуть бути затребувані для складання звітів, статистики, виконання запитів громадян та надання відомостей державним органам, для підготовки інформаційних заходів, фінансового аналізу та ін. Крім того, наявний архів документів дозволяє мати швидкий доступ до потрібного документу або до справи навіть після закінчення декількох років.

Основні етапи архівування документів

Спочатку нашими співробітниками відбувається експертиза цінності документів. На даному етапі визначається практична, історична та наукова цінність документів, їх терміни зберігання, проводиться відбір документів на зберігання і знищення. Потім систематизація документації. Документи формуються в справи постійного або тривалого термінів зберігання. Складається опис та передмова до документів. Після цього справи прошиваються і виконуються палітурні роботи - оформлення обкладинки та корінця справи. Процес архівування документів в організації передбачає, також утилізацію справ, що не підлягають зберіганню. Знищення документів виконується після складання відповідного акту і узгодження організацією.

Архів документів - процес трудомісткий і вимагає володіння певною базою знань. Утримувати в штаті співробітника, обслуговуючого архів в більшості випадків недоцільно. Крім того, для збереження справ у належному вигляді, необхідно мати спеціальне приміщення, яке відповідає певним санітарним нормам. Сьогодні багато компаній вважають за краще варіант аутсорсингу. Послуга з архівування документів дозволить заощадити не тільки час але й фінансові кошти. Вона дозволить привести в порядок тільки необхідні документи. Архівування документів у Львові, подальше зберігання справ та інші послуги, що стосуються архівації документації, здійснює компанія «Трудовий Архів».

Архів документів дозволяє впорядкувати і систематизувати процес документообігу. Грамотно виконане архівування документів гарантує подальше правильне зберігання документів організації, швидкий пошук, а також їх своєчасне знищення після закінчення терміну зберігання або втрати практичної значущості.

Архів документів організації, архівна обробка справ

Зберігання та архівування документів організації - важливе завдання, яке необхідно вирішувати в кожній компанії.

Якщо Ви просто придбали стелажі і металеві шафи і склали на них свої папки - це буде склад макулатури. Архів документів організації не існує, якщо немає описів.

Чи знають Ваші співробітники, що це таке, чи зможуть вони розібратися в тому, скільки років треба зберігати наявні документи в організації, систематизувати їх і створити пошукову систему?

Наш приватний архів готовий допомогти Вам! Архівна обробка справ і документів - наша спеціалізація. Ми пропонуємо:

  1. Провести експертизу наукової і практичної цінності Ваших документів.
  2. Визначити терміни зберігання кожного документа.
  3. Систематизувати документи за ступенем важливості.
  4. Оформити справи відповідно до вимог.
  5. Виділити справи з простроченим терміном зберігання.
  6. Оформити відповідні Акти.

Що робити з рештою документів які не передаються на державне зберігання? Документи систематизуються по роках, видах та термінах зберігання. Далі на них складається опис. Ті документи термін яких закінчився, списуються і утилізуються, інші документи передаються на депозитарне зберігання та в наслідок теж знищуються щороку в міру закінчення необхідних термінів зберігання.

Архівування та зберігання бухгалтерських документів - необхідна процедура для будь-якого бізнесу. Для того, щоб організувати правильне архівування та зберігання документів компанії, найкраще звернутися в спеціалізовану компанію, якою є «Трудовий Архів».

Термінів зберігання документів в організації необхідно дотримуватися, а це і захаращення робочого простору в офісі, і ймовірність втратити, перекласти і не знайти, пошкодити. Зберігайте бухгалтерську документацію у нас і будьте впевнені не лише в її точності та своєчасності, але і цілісності.

Ціни нашої компанії на первинну постановку документообігу досить невисокі, навіть якщо це просто разова послуга, а не одна з послуг повного супроводу бізнесу компанії. А вартість подальшого ведення та архівування документації, що входить в комплекс наших послуг, взагалі мінімальна. Наші розцінки на будь-які види організації і супроводу бізнесу, будь то бухгалтерія або юридичні питання, завжди залишаються конкурентоспроможними, і це при багаторічному позитивному досвіді роботи і фінансової відповідальності перед клієнтом. Займайтеся справою, а документацію залиште нам!

Архів документів організації, архівна обробка справ

На сьогоднішній день архівування документів відбувається наступним чином. Акцент робиться на обробку документів під здачу в архів. Вже потім виникає питання що робити з іншими документи і фактично процес ділитися на два основних етапи:

  • здача в архів документів з особового складу.
  • архівування та організація зберігання документів, що залишилися.

Які документи з особового складу передаються:

  • накази про прийом, переміщення, звільнення, премії, персональних надбавок, компенсації, відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею 3 років, тривалих і закордонних відряджень працівників;
  • особисті картки працівників;
  • особові рахунки по зарплаті працівників;
  • особові справи працівників;
  • трудові договори;
  • реєстри відомостей про доходи фізичних осіб.

Послуги з архівної обробки документів в компанії «Трудовий Архів»

У процесі життєдіяльності будь-якої організації утворюється безліч різних документів. У більшості людей "папірець з печаткою" викликає трепетне ставлення, навіть якщо це проста накладна, рахунок або довіреність. Це, в якійсь мірі, правильно, адже будь-який документ фіксує факт здійснення якої-небудь адміністративної, господарської або фінансової операції або наміру вчинити її. Питання в іншому - всі документи мають різні терміни зберігання, в залежності від їх практичної цінності, і правила обробки і подальшого зберігання для них також різні. Терміни зберігання документів визначають спеціальні переліки.

Більшість документів організацій мають обмежений термін зберігання, після чого підлягають знищенню. Відповідно, і правила архівування документів і зберігання для них досить прості. Головна вимога - документи повинні бути систематизовані. Обов'язкова вимога - хронологічний період, наприклад, календарний рік.

Архів документів у Львові: переваги обробки документів в компанії «Трудовий Архів»

Прошивати документи тимчасового зберігання не обов'язково, досить зберігати їх у відокремлених папках, але в архівній палітурці є кілька безперечних плюсів:

  • виключена випадкова втрата документа при роботі з папкою;
  • завдяки твердій картонній обкладинці документи захищені від механічних впливів і сонячних променів;
  • після палітурування обсяг, який займали документи в стандартних папках-реєстраторах, зменшується приблизно на третину;
  • зовнішній вигляд переплетених документів набагато серйозніший, ніж в різнокольорових папках.

Переваги архівування документів в «Трудовому Архіві»

Зазвичай необхідним є архівування документів бухгалтерської звітності. Процеси обробки різних видів документів (бухгалтерських, управлінських та інших) стандартні і аналогічні, включають в себе наступні види робіт:

  • проведення експертизи, документи відбираються на зберігання;
  • формування справ, включення їх в описи за термінами зберігання;
  • передача документів в архів;
  • виділення справ на знищення зі складанням акту певного зразка;
  • розробка номенклатури та інструкцій по роботі з інформаційними носіями.

Вартість послуги з архівної обробки документів визначається на місці при попередньому огляді обсягу документів, для компаній з великим об'ємом документів передбачена система знижок.

Архівування документів ціни в «Трудовому Архіві»

Чому варто співпрацювати з «Трудовим Архівом»? Саме у нас кваліфіковані фахівці компанії приїдуть до Вас у зручний для Вас час, зроблять обробку документів відповідно до нормативних вимог. Новостворений архів документів в «Трудовому Архіві» не вимагає вкладення коштів в додаткове навчання своїх співробітників.